Vorstandsreferent & Executive Assistant (m/w/d)

Permanent employee, Full-time · Duisburg

Deine Aufgaben

Vorstandsreferent-Tätigkeiten (ca. 75%)
Strategische Zuarbeit

Unterstützung des Vorstands bei konzeptionellen und strategischen Fragestellungen
Analyse und Aufbereitung von Informationen, Daten und Kennzahlen für Entscheidungsvorlagen
Erstellung von Management-Berichten und Entscheidungsvorlagen

Präsentationen & Dokumentenmanagement

Erstellung und Bearbeitung von Präsentationen für externe und interne Termine
Verwaltung und Strukturierung von Dokumenten
Qualitätssicherung von Vorstandsunterlagen

Projektarbeit

Eigenverantwortliche Bearbeitung von Sonderprojekten nach Vorstandsvorgabe
Projektkoordination und -controlling in wechselnden Themenfeldern
Unterstützung bei strategischen Projekten und Transformationsvorhaben

Gremienarbeit

Zuarbeit zum Senior Manager im Bereich Gremienmanagement
Vorbereitung von Gremiensitzungen (Unterlagen, Präsentationen)
Koordination von Inputs aus Fachabteilungen

Executive Assistant-Tätigkeiten (ca. 25%)

Organisation & Koordination

Vollumfängliche Terminverwaltung und Kalenderführung für beide Vorstände
Organisation und Koordination interner und externer Besprechungen sowie Videokonferenzen
Planung und Buchung von Geschäftsreisen inkl. Reisekostenabrechnung

Kommunikation & Korrespondenz

Eigenverantwortliche Bearbeitung der Korrespondenz (Telefon, E-Mail, Post)
Schnittstellenfunktion zwischen Vorstand und Führungskräften

Meeting-Management

Vor- und Nachbereitung von Besprechungen und Veranstaltungen
Erstellung von Agenden und Protokollen

Dein Profil

Ausbildung & Erfahrung

Abgeschlossenes betriebswirtschaftliches Studium oder vergleichbare kaufmännische Ausbildung mit Weiterbildung
Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position (z.B. als Teamassistenz, Assistant to Management, Junior Referent)
Idealerweise erste Erfahrungen in der Immobilienwirtschaft oder im Mittelstand
Erfahrung im Umgang mit Geschäftsführung/Vorstand von Vorteil

Fachliche Kompetenzen

Sehr gute MS Office-Kenntnisse (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)
Ausgezeichnete Deutsch- und gute Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Betriebswirtschaftliches Grundverständnis und analytische Fähigkeiten

Persönliche Eigenschaften

Organisationstalent und ausgeprägtes Zeitmanagement
Hohes Maß an Diskretion, Loyalität und Vertrauenswürdigkeit
Strukturierte, vorausschauende und lösungsorientierte Arbeitsweise
Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten auf allen Hierarchieebenen
Belastbarkeit und Flexibilität in einem dynamischen Umfeld
Eigeninitiative und selbstständige Arbeitsweise
Teamfähigkeit und Dienstleistungsorientierung

Warum wir?

Stabile Strukturen eines SDAX Unternehmens mit klarer Governance und sozialem Engagement
Kollegiales Umfeld und kurze Wege
Moderne, familienfreundliche Arbeitszeitmodelle (38-Stunden-Woche) mit mobilem Arbeiten
30 Tage Urlaub zzgl. 3,5 Zusatztagen
Zusätzliche Benefits
Betriebliche Krankenversicherung und Gesundheitsmanagement
Umfängliche Weiterbildungsmöglichkeiten

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Über uns

Als wachstumsorientiertes Immobilienunternehmen sind wir stets auf der Suche nach qualifizierten und motivierten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern. Wir bieten vielfältige und abwechslungsreiche Aufgaben, ein modernes Arbeitsumfeld sowie attraktive berufliche Perspektiven. Hier findest du alle Stellenangebote auf einen Blick. Wir freuen uns auf deine Bewerbung!

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